Errores del Oficial de Cumplimiento y cómo evitarlos

Un cambio de paradigma: ya no solo se sanciona a la empresa

Durante años, muchos empresarios colombianos asumieron que las sanciones por incumplimiento de los sistemas de prevención de lavado de activos recaían exclusivamente sobre la persona jurídica. Esa percepción cambió radicalmente. La Superintendencia de Sociedades impuso su primera sanción directa a un Oficial de Cumplimiento por fallas en la implementación de SAGRILAFT y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

El caso surgió tras una visita de inspección a una empresa textil, en la que el oficial de cumplimiento no pudo proporcionar las matrices de riesgos necesarias, argumentando que estaban en poder de la empresa de consultoría para la que trabajaba. Esta situación, sumada a otras deficiencias, derivó en dos multas que sumaron doce millones de pesos, contenidas en resoluciones de septiembre de 2024.

Este precedente es una señal contundente para todas las empresas obligadas en Colombia: el rol del Oficial de Cumplimiento ya no es un cargo simbólico ni delegable sin control. La Superintendencia dejó claro que la tercerización no exime de responsabilidad y que el oficial de cumplimiento debe estar completamente involucrado en la gestión diaria del sistema.

Los errores que más se repiten (y que son evitables)

Un análisis reciente de quince resoluciones sancionatorias emitidas por la Superintendencia de Sociedades entre 2023 y 2025 arroja una conclusión clara: la mayoría de las sanciones provienen de incumplimientos formales, no de delitos. En otras palabras, no se trata de haber financiado el terrorismo, ni de fraude, sino de no aprobar a tiempo el SAGRILAFT, de no haber adaptado el manual a las exigencias de la regulación colombiana, o de haber olvidado enviar un informe clave.

Entre los errores más recurrentes identificados por firmas especializadas en cumplimiento se destacan:

1. Falta de trazabilidad documental. La ausencia de actas firmadas, matrices actualizadas y evidencia del proceso de aprobación es una de las principales causas de sanción. La recomendación de fondo es aprobar el SAGRILAFT formalmente, con acta, firma y fecha, dentro de los plazos definidos, y adaptar los manuales y matrices al contexto colombiano.
2. Confundir el régimen aplicable. Uno de los errores más comunes en la práctica consiste en no diferenciar entre la obligación de implementar el sistema completo y otros regímenes simplificados según el tamaño y sector de la empresa, lo que genera diseños de sistema desproporcionados o insuficientes.
3. No presentar informes de gestión. Según la propia Superintendencia de Sociedades, entre los errores más comunes está no presentar los informes de gestión a la junta directiva o máximo órgano social, así como no incluir inhabilidades del Oficial de Cumplimiento y sus funciones específicas en los manuales internos.
4. Designar un Oficial de Cumplimiento sin el perfil adecuado. La normativa exige que quien ocupe este rol cuente con mínimo 6 meses de experiencia en la administración de estos programas y acreditar a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar en materia de administración y gestión de estos riesgos. Nombrar a alguien sin esta trayectoria, o incluso designar a un oficial que no resida en Colombia, es un error frecuente que compromete la efectividad del sistema.
5. Matrices de riesgo sin controles reales. Construir matrices que no distinguen responsables, periodicidad ni tipo de control (preventivo, detectivo o correctivo) convierte al documento en un formalismo vacío en lugar de una herramienta de gestión viva.
6. Tratar la debida diligencia como un evento único. Uno de los errores más frecuentes es tratar estos elementos como un evento puntual, cuando la normativa colombiana enfatiza que la debida diligencia es un proceso continuo, que debe actualizarse como mínimo cada dos años o cuando existan cambios relevantes en la contraparte.

Implicaciones prácticas para las empresas colombianas

Estos errores no son exclusivos del sector real. La ampliación regulatoria avanza con fuerza: solo en el sector transporte, la Superintendencia respectiva ha fortalecido significativamente las exigencias sobre esta figura, y este nuevo sistema exige segmentaciones más detalladas, impone mayores responsabilidades a la alta dirección, a los representantes legales y a los oficiales de cumplimiento.

Además, se advierte que el incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas conforme al artículo 46 de la Ley 336 de 1996, procesos administrativos sancionatorios según el artículo 47 del CPACA, y la imposición de medidas preventivas, con consecuencias que van desde multas hasta inhabilitaciones personales para representantes legales y oficiales de cumplimiento.

Para las empresas en Medellín y en toda Colombia, esto significa que delegar el cumplimiento normativo en un tercero sin supervisión directa, o tratarlo como un requisito de papel, ya no es una opción viable. La lección de fondo, resumida por expertos del sector, es que el cumplimiento no se improvisa. Se anticipa. Se lidera, con procesos documentados, personal capacitado y una cultura organizacional que respalde cada decisión frente a una eventual auditoría.

Conclusión: prevenir es más rentable que corregir

Los errores del Oficial de Cumplimiento rara vez surgen de mala fe; casi siempre son consecuencia de falta de acompañamiento técnico, procesos desactualizados o una designación apresurada del cargo. La buena noticia es que todos estos riesgos son prevenibles con la asesoría correcta.

En Niuman Consultores acompañamos a empresas de Medellín y de toda Colombia en el diseño, implementación y auditoría de sus sistemas SAGRILAFT y SARLAFT, con Oficiales de Cumplimiento capacitados y procesos documentados que resisten cualquier visita de inspección. Si su empresa quiere blindarse frente a sanciones y fortalecer su reputación corporativa, lo invitamos a agendar una asesoría personalizada con nuestro equipo de expertos en gestión de riesgos.

Fuentes consultadas:

1. Pirani Risk — "Oficial de cumplimiento sancionado: ¿qué falló en SAGRILAFT?" 2. Infolaft — "Sanciones SAGRILAFT por omisión: lo que todo oficial de cumplimiento debe saber". 3. Compliance.com.co — "Errores más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT". 4. Pérez-Llorca — "Alerta de Cumplimiento: Plazo para implementar el SARLAFT en el sector transporte"

Autor:

Víctor Hugo Arredondo Méndez
Doctor en Ciencias Económicas, Empresariales y Jurídicas
Oficial de Cumplimiento