La Matriz de Eisenhower aplicada en el área de Cumplimiento

En muchas ocasiones, nos encontramos con muy poco tiempo al finalizar nuestras labores y pensamos que realmente no nos rindió el día. Como profesionales del área de cumplimiento, tenemos una serie de responsabilidades que se traducen en un montón de tareas por realizar en el día a día. Una herramienta básica es la denominada Matriz de Eisenhower o Matriz de Gestión del Tiempo, surgida luego de la frase del 34° presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, “lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez importante”¹. Esta herramienta fue utilizada inicialmente para la formulación de estrategia y la planificación en el ámbito militar², siendo muy útil para organizar las tareas y priorizarlas en función de su importancia y urgencia. La matriz se divide en cuatro cuadrantes, cada uno de los cuales representa un tipo diferente de actividad:

• Cuadrante 1: Tareas importantes y urgentes

En este cuadrante se encuentran las tareas que son tanto importantes como urgentes, y que requieren tu atención inmediata. Estas tareas suelen ser imprevistas, y si no se atienden rápidamente pueden generar problemas mayores. En el área de Cumplimiento, por ejemplo, en este cuadrante podríamos ubicar tareas como: poner en marcha el SAGRILAFT, SIPLAFT, SIPLA o PTEE antes de su fecha límite de vencimiento, designar al Oficial de Cumplimiento, identificar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional e incluirlos en la matriz de riesgos, establecer la política de gestión de riesgos, documentar el manual de procedimientos, segmentar por factores de riesgos y reportar operaciones sospechosas. Son todas tareas a cargo del Oficial de Cumplimiento importantes y urgentes y que la gestión es inmediata.

• Cuadrante 2: Tareas importantes, pero no urgentes

En este cuadrante se encuentran las tareas que son importantes, pero no urgentes, y que deben ser planificadas con antelación para que no se conviertan en tareas urgentes en el futuro. Estas tareas son aquellas que te ayudan a alcanzar tus objetivos a largo plazo, como, por ejemplo: definir un plan de capacitaciones anuales para empleados, directivos y otros terceros, contextualizarse en cada una de las áreas de la empresa para entender el proceso de manera global, hacer debidas diligencias y debidas diligencias intensificadas, presentar informes de gestión al máximo órgano de control de la empresa, atender auditorías internas al sistema de gestión de riesgos. Estas tareas del Oficial de auditorías internas al sistema de gestión de riesgos. Estas tareas del Oficial de Cumplimiento, permiten ser planificadas y llevadas a cabo con éxito a su debido momento.

• Cuadrante 3: Tareas no importantes pero urgentes

En este cuadrante se encuentran las tareas que son urgentes, pero no importantes, y que pueden ser delegadas o pospuestas. Estas tareas suelen ser distracciones o interrupciones que pueden hacer perder tiempo y energía valiosa en la gestión de cumplimiento. En este cuadrante, se pueden ubicar tareas como: Investigar la reputación de contrapartes no críticas para actualizar datos, asistir en repetidas ocasiones a reuniones extensas de líderes de procesos, organizar la documentación en las carpetas por cada contraparte, estructurar la base de datos de las contrapartes y realizar monitoreos programados en software de listas vinculantes. El Oficial de Cumplimiento en este tipo de tareas es que se apoya en su equipo de trabajo para poderse enfocar en tareas ubicadas en los cuadrantes 1 y 2.

• Cuadrante 4: Tareas no importantes y no urgentes

En este cuadrante se encuentran las tareas que no son importantes ni urgentes, y que simplemente te distraen o te hacen perder el tiempo. Estas tareas deben ser evitadas o eliminadas para que puedas enfocarte en las tareas que realmente importan. En el día a día se dan tareas que aportan poco valor para la gestión del Oficial de Cumplimiento y tiempos muertos que le restan tiempo a gestionar tareas realmente que generan valor. En este cuadrante, se pueden ubicar tareas como: asistir a webinars de temas poco relevantes, leer noticias en la web sin relevancia para el trabajo y hacer tareas personales que pueden ser efectuadas en otros momentos por fuera del trabajo.
 
La gestión del tiempo es una habilidad clave en cualquier área de trabajo, incluyendo el área de Cumplimiento. El área de Cumplimiento gestiona los riesgos identificados en la empresa, con el fin de garantizar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables a la empresa, para esto, se toman medidas y se establecen procedimientos que ayudan al área a proteger la compañía, los accionistas y los empleados en general. En muchas ocasiones, puede ser necesario trasladar una tarea de un cuadrante a otro, de acuerdo al cambio en el estatus de esta, dado de la combinación de importancia y urgencia, es decir, a medida que acerca la fecha límite de realización de dicha tarea³.

En el contexto de la gestión del tiempo para el área de Cumplimiento, es importante seguir algunas recomendaciones:

Priorizar las tareas: Es fundamental identificar las tareas más importantes y urgentes, y establecer un plan de acción para cumplir con ellas en el plazo establecido. Esto permitirá enfocar los esfuerzos en los temas más críticos y minimizar los riesgos.
 

Establecer objetivos claros: Es importante tener objetivos claros y definidos, tanto a corto como a largo plazo, para saber hacia dónde se dirige el trabajo y qué se espera de él. De esta manera, se pueden planificar las actividades de manera más eficiente y reducir el tiempo dedicado a tareas irrelevantes.

Automatizar procesos: El uso de herramientas y tecnología puede ser muy útil en la gestión del tiempo en el área de Cumplimiento. La automatización de procesos repetitivos y la implementación de soluciones digitales pueden reducir eltiempo dedicado a tareas administrativas y aumentar la eficiencia.

Delegar tareas: Es importante saber delegar tareas y asignar responsabilidades a los miembros del equipo. De esta manera, se pueden aprovechar las habilidades y conocimientos de cada persona para lograr los objetivos de manera más eficiente.

Establecer horarios y plazos realistas: Es fundamental establecer horarios y plazos realistas para completar las tareas. De esta manera, se puede evitar la sobrecarga de trabajo y la ansiedad por cumplir con los plazos establecidos.

En Niuman Consultores, capacitamos a los Oficiales de Cumplimiento para que ayuden a sus empresas a cumplir con la normatividad al tiempo que se gestionan los riesgos. Por esto, ayudamos a implementar y poner en marcha sistemas de gestión como: SAGRILAFT, SIPLAFT, SIPLA, SARLAFT y PTEE.

Víctor Arredondo M.
Oficial de Cumplimiento
varredondo@niumanconsultores.com  
Cel: 3118767305

Fuentes:

^1. Bast, F. (2016). Crux of time management for students. Resonance. 21, 71-88. https://doi.org/10.1007/s12045-016-0296-6  

^2. Bratterud, H., Burgess, M., Fasy, B.T., Millman, D.L., Oster, T., Sung, E. (2020). The Sung Diagram: Revitalizing the
Eisenhower Matrix. In: Pietarinen, AV., Chapman, P., Bosveld-de Smet, L., Giardino, V., Corter, J., Linker, S. (eds)
Diagrammatic Representation and Inference. Diagrams 2020. Lecture Notes in Computer Science (), vol 12169. Springer,
Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-030-54249-8_43  

^3. Murray, S. A., Davis, J., Shuler, H. D., Spencer, E. C., & Hinton, A. (2022). Time management for STEMM students during
the continuing pandemic. Trends in biochemical sciences. 47(4). 279-283. https://doi.org/10.1016/j.tibs.2021.12.010  

Fuente:
Niuman Consultores